Poner orden en una empresa que creció más rápido de lo que podía gestionar
Proyectos, clientes y tareas convivían en cabezas, correos y notas sueltas. Diseñé un sistema de dirección de proyectos que devolvió la claridad al equipo y la confianza al cliente.
- Dirección de proyectos
- Sistemas de trabajo
- Notion
- Procesos
Ficha del proyecto
El detalle en un vistazo
Sector
Servicios profesionales
Servicio
Dirección estratégica de proyectos
Duración
8 semanas
Herramientas
- Notion
- Asana
- Slack
La empresa había crecido. Sus procesos, no.
Una consultora de servicios profesionales con equipos distribuidos, clientes simultáneos y plazos ajustados. Cada proyecto se gestionaba de forma distinta según quién lo lideraba.
El resultado: fechas que se perdían, reuniones improductivas, clientes que pedían actualizaciones y un equipo que trabajaba mucho pero con la sensación de no avanzar.
El problema no era la herramienta: era la ausencia de estructura.
Auditando la operativa detecté tres brechas: no existía una definición común de proyecto, no había un único punto de verdad para el estado de cada trabajo, y la comunicación con el cliente dependía de la memoria de cada persona.
Las herramientas estaban, pero se usaban de forma aislada. Lo que faltaba era un sistema: quién decide, qué se comunica, cuándo y cómo.
Diseñar un sistema de dirección de proyectos ligero, ejecutivo y escalable.
Definimos un marco común de gestión basado en fases claras, entregables concretos y responsabilidades asignadas. No se trataba de burocracia, sino de reducir la fricción diaria.
Se estructuró un tablero de seguimiento centralizado, un protocolo de reuniones de proyecto y un sistema de informes de avance para clientes, de modo que todos los interlocutores tuvieran la misma versión de la realidad.
Del caos al sistema, en cuatro fases ejecutivas.
01
Mapeo de proyectos activos
Inventario de trabajos en curso, estados reales, responsables y riesgos inmediatos.
02
Marco de trabajo
Definición de fases, entregables, roles y ritos de seguimiento aplicables a todos los proyectos.
03
Herramienta centralizada
Configuración de un tablero único en Notion conectado con las reuniones y los informes de avance.
04
Protocolos y formación
Documentación del sistema y sesiones prácticas para que el equipo pudiera mantenerlo sin depender de mí.
Entregables
Lo que se construyó
roadmap
Roadmap estratégico
Planificación de los próximos 90 días con hitos, dependencias y responsables definidos.
herramienta
Tablero de control
Sistema de seguimiento en tiempo real del estado de cada proyecto, riesgos y próximos pasos.
documento
Manual de procesos
Documentación del sistema de dirección de proyectos para garantizar su continuidad.
Beneficios
Resultados que perduran
Claridad sobre prioridades
El equipo sabe qué hacer primero y por qué.
Tiempos más predecibles
Las fechas de entrega dejan de depender de la memoria individual.
Equipo alineado
Un mismo lenguaje y un mismo punto de verdad para todos.
Cliente informado
Informes de avance claros que reducen reuniones y aumentan la confianza.
-40%
Retrabajo
Reducción de tareas rehechas por falta de coordinación.
100%
Proyectos bajo control
Todos los proyectos activos con seguimiento visible y actualizado.
+25%
Satisfacción del cliente
Mejora en la percepción de comunicación y cumplimiento de plazos.
Siguiente paso
¿Tu equipo también necesita ordenar cómo gestiona los proyectos?
Cada colaboración empieza con un diagnóstico para entender cómo trabajáis antes de proponer.